Dans une entreprise en pleine transformation, Sophie, une manager dynamique, se trouvait face à une multitude de défis. La transition vers le travail hybride imposait de nouveaux enjeux de performance, de collaboration, de confidentialité et de convivialité.  Elle savait qu’un taux élevé de Flex office pouvait compromettre la cohésion, mais qu’imposer trop de présentiel risquait de provoquer la fuite des talents. Déterminée à trouver une solution, Sophie prit les rênes de la transformation de son entreprise et se lança dans une quête ardue pour réinventer l’espace de travail de son équipe.

 

Les vrais défis de l’aménagement

« Un bureau bien conçu est une clé pour l’innovation et la collaboration. » – Stephen Heppell

Sophie comprenait bien que simplement installer une salle de ping-pong ne résoudrait pas l’enjeu de la convivialité, et que faire tomber les murs pour encourager la collaboration n’était pas toujours efficace.

Alors, quelles étaient les solutions qui fonctionnaient vraiment ?

Elle savait que la réponse résidait dans une approche bien pensée de l’aménagement de l’espace de travail, croisant besoins et usages des utilisateurs, qui impliquait une nouvelle organisation et une stratégie claire.

Collaboration avec S1.ngular :

Consciente de ses limites, Sophie chercha de l’aide auprès de S1.ngular, une entreprise spécialisée dans l’accompagnement des organisations en transformation. Ensemble, ils commencèrent par l’écoute et analyse des besoins spécifiques de l’entreprise et de ses employés.

L’Humain : Une Espèce Fondamentalement Sociale qui a besoin d’appartenir à un groupe

« Venir au travail n’est plus une routine, c’est un style de vie »

Nous, les humains, sommes des créatures sociales par excellence. Notre survie est étroitement liée à notre appartenance à un groupe et aux liens sociaux que nous tissons avec les membres de ce groupe. Les études montrent que ces liens ont un effet protecteur sur notre bien-être. Oui, nous sommes vraiment faits pour être ensemble.

Au travail, ce besoin de connexion est tout aussi crucial. Lorsque des relations de qualité se développent, un sentiment d’appartenance émerge. Ce lien avec les autres devient un véritable booster de motivation et d’engagement.

Sophie savait que pour que son équipe reste motivée et productive, il était essentiel de favoriser ces connexions. Plus on se sent connecté, plus on est productif.

Le besoin d’appartenir est si puissant qu’il peut être satisfait par des choses simples. Par exemple, partager la même date d’anniversaire ou aimer la même musique peut créer un sentiment de lien. Sophie prit conscience qu’en prenant le temps de connaître les autres à travers des moments informels, elle pouvait renforcer ces liens et booster la motivation de son équipe.

Réaménagement de l’espace de travail avec S1.ngular. Les usages avant le design !

Sophie cherchait toujours à améliorer l’espace de travail pour ses équipes. Son objectif allait bien au-delà de simples ajustements ; elle visait à créer un environnement où chacun se sentait vraiment à l’aise. Pour ce faire, S1.ngular se concentrait sur l’importance d’appartenir à un groupe tout en conservant son individualité. Un bon exemple est une journée de travail typique au bureau. Les besoins des employés varient souvent et peuvent même être contradictoires : certains cherchent à se rapprocher des autres, tandis que d’autres préfèrent s’isoler. Cette dualité peut parfois engendrer de la gêne ou au contraire répondre à une nécessité.

Les collaborateurs oscillent constamment entre la nécessité de confidentialité, le besoin d’isolement et le désir de collaborer ou d’interagir. Ces dynamiques se manifestent dans divers espaces de travail, un phénomène que l’on appelle la proxémie.

La Proxémie : Une Perspective Anthropologique sur l’Aménagement des Espaces de Travail

La proxémie, concept développé par Edward T. Hall dans les années 1960, est devenue un atout précieux pour Sophie. Cette étude de la distance entre les individus montre que nous ajustons instinctivement nos distances en fonction de nos relations et des situations. Les aspects non-verbaux de la communication jouent un rôle clé dans nos interactions sociales, répondant aux besoins de confidentialité et de collaboration selon les activités et les états d’esprit des employés.

La proxémie classe les distances interpersonnelles en quatre catégories principales : intime, personnelle, sociale et publique. Imaginez ces distances comme des bulles invisibles autour de chaque personne, variant selon la relation et la situation.

1. Distance intime (< 0,45m) :

Réservée aux personnes très proches, comme les partenaires, la famille immédiate ou les amis intimes. Permet les chuchotements et les étreintes.

2. Distance personnelle (entre 0,45m et 1,2m) :

Utilisée pour des conversations détendues avec des personnes proches à nous.

3. Distance sociale (entre 1,2m et 3,6m) :

Idéale pour les échanges avec des collègues ou des connaissances, avec un ton poli et professionnel.

4. Distance publique (> 3,6m) :

Utilisée pour une communication à sens unique avec un groupe, comme un enseignant avec ses élèves.

Naviguer entre ces zones est essentiel pour maintenir des limites sociales et éviter d’envahir l’espace personnel des autres.

Sophie décide d’intégrer dans son projet d’aménagement quelques pistes à l’issu de la proxémie:

• Plasticité de l’espace personnel : Permettre aux utilisateurs de régler la distance entre eux et de choisir leur orientation. Le mobilier mobile offre une flexibilité optimale.
• Varier les positions de travail : créer un environnement social dynamique pour permettre de naviguer entre l’intimité et l’espace personnel selon les besoins.
• Espaces polyvalents : Préférer des configurations de mobilier adaptables et spacieux pour plusieurs usages.
• Niches de discussion : Aménager des coins d’échanges en disposant les positions de travail à des angles stratégiques, favorisant ainsi les échanges visuels et interactifs.
• Le pouvoir visuel : Placer le mobilier de manière à offrir une vue dégagée sur les zones d’activité, permettant aux employés de rester connectés à ce qui se passe autour d’eux.

Le jour de la mise en place, Sophie observa ses collaborateurs explorer leur nouvel environnement. Elle remarqua que les conversations semblaient plus détendues, que la collaboration s’améliorait et que l’anxiété diminuait. En ajustant simplement les distances interpersonnelles, elle avait transformé le climat de travail.

Transition et Accompagnement avec S1.ngular

La transition vers un nouvel aménagement de l’espace de travail nécessitait une communication transparente et un accompagnement adapté. Plusieurs étapes clés ont été mises en place pour avancer de manière stratégique et opérationnelle :

• Communiquer la stratégie : Expliquer les raisons de la transformation aux équipes pour qu’elles comprennent le « pourquoi » du changement.
• Définir l’état des lieux : Identifier la situation de départ et les objectifs à atteindre pour avoir une vision claire du point de départ et des aspirations.
• Définir les besoins : Écouter activement les besoins des employés afin de concevoir des espaces adaptés à leurs attentes.
• Plan d’attaque et actions à mettre en place : Définir le parcours à suivre, depuis la situation actuelle jusqu’à la vision finale, avec des étapes concrètes.
• Former les managers : Sophie forma ses collègues à ce nouveau mode de pilotage, essentiel pour la réussite de la transformation.
• Structurer les usages : Définir clairement les usages des différents espaces, intégrer les équipes dans ce processus et ajuster continuellement en fonction des retours des employés.
• Donner des repères aux collaborateurs : Fournir des repères clairs pour que les employés s’approprient le nouveau modèle d’aménagement. Des ateliers de retour d’expérience ont été mis en place pour ajuster les usages et les pratiques.

 

La transformation n’est pas une destination, mais un voyage continu d’amélioration

Elle passer de je cohabiter avec ses collaborateurs à collaborer avec ses équipes 

Bien sûr, tout n’était pas parfait. Sophie réalisa rapidement que la mise en place initiale ne résolvait pas tous les problèmes. Avec l’aide de S1.ngular, elle entreprit une optimisation continue de l’espace de travail, les ajustements feront partie du processus permanent d’amélioration.

Cela a commencé par une évaluation complète des besoins des employés, suivie de la mise en place de solutions flexibles et innovantes. Des retours réguliers ont été collectés par le biais de sondages et d’observations directes, permettant d’ajuster les espaces de manière proactive. Les ajustements étaient basés sur des données concrètes et des feedbacks, garantissant ainsi que chaque changement contribuait réellement à améliorer la productivité et le bien-être des employés. En intégrant ces pratiques d’évaluation continue, Sophie a pu créer un environnement de travail dynamique et évolutif, répondant parfaitement aux attentes et aux besoins de ses collaborateurs.

 

Conduite du Changement : Priorité à l’Écoute

« Écouter attentivement les besoins de vos employés est la première étape pour créer un environnement de travail épanouissant. » – Richard Branson

Sophie savait que pour réussir la transition, il était essentiel d’écouter les envies, les inquiétudes et les besoins des employés. Elle comprit que l’aménagement de l’espace de travail devait être accompagné par une gestion adaptée et un soutien constant à tous les niveaux. Grâce à l’expertise de S1.ngular, des ateliers ont été organisés pour faciliter cette évolution et mieux accompagner les collaborateurs dans cette transformation.

 

Conclusion

« L’innovation est la capacité à voir le changement comme une opportunité et non comme une menace. » – Steve Jobs

Aménager l’espace de travail ne se résume pas à ajouter des éléments de décoration ou à réorganiser les bureaux. C’est une démarche stratégique alignée avec la vision et les objectifs de l’entreprise. En plaçant l’humain au cœur de cette transformation et avec l’accompagnement de S1.ngular, Sophie a réussi à créer un environnement de travail où chacun se sent valorisé et motivé à donner le meilleur de lui-même.

Les principes de la proxémie, les stratégies d’aménagement personnalisées et l’écoute active des besoins des employés ont permis de construire un espace de travail dynamique et adapté. La flexibilité, la transparence et l’accompagnement continu ont été les clés de cette réussite.

Venir au bureau est désormais une expérience choisie, non plus par obligation, mais pour répondre à un objectif précis et à un besoin. C’est cette envie et cette intention que les entreprises doivent viser pour que les travailleurs reviennent avec plaisir.

Ensemble, Sophie et S1.ngular ont prouvé qu’une approche stratégique et humaine pouvait transformer l’espace de travail en un lieu de motivation et de performance.

Et vous, quelles actions prenez-vous pour rendre le bureau irrésistible pour vos équipes ?

 

Maria del Mar Escribano
Experte en environnement de travail